Libro de registro de facturas recibidas y gastos

Explicación columna a columna

Columna	Concepto
Ejercicio	Se anotará el año con 4 dígitos del libro en cuestión
Periodo	Se anotara el Valor 1T, 2T, 3T, 4T
Código de Actividad	A,B;C o D Casi siempre se consignará A
Tipo de Actividad	01: Arrendadores de bienes inmuebles 02: Ganadería independiente 03: Resto de actividades empresariales no incluidas en los dos subtipos anteriores  04: Actividades profesionales de carácter artístico o deportivo 05: Resto de actividades profesionales
Epígrafe	Epígrafe de la actividad con 4 digitos y sin puntos Buscador de Epígrafes de la Agencia Tributaria
Tipo de factura	F1 Normal F2 Factura simplificada F4 Asiento resumen de facturas F5 Importaciones (DUA) «Cómo contabilizar una importación». F6 Justificantes contables R1: Devolucion de envases y enbalajes, descuentos posteriores a la emision de la factura, cambio de precio por resolucion juducial, el importe de la factura no se conoce con exactitud en el momento del devengo y posterioremente hay variaciones en el precio R2: Rectificativas cuando se esta inmerso en un concurso de acredores R3: Rectificativa por ser un credito incobrable R4 Factura Rectificativa R5 Factura Rectificativa en facturas simplificadas SF Asiento sin obligación de emitir factura LC Aduanas – Liquidación complementaria Ver mas abajo la explicación de cada tipo de factura
Concepto de gasto	G01 Compra de existencias G02 Variación de existencias (disminución de existencias finales) G03 Otros consumos de explotación G04 Sueldos y salarios G05 Seguridad Social a cargo de la empresa G06 Seguridad Social y Aportaciones a mutualidades alternativas del titular de la actividad G45 Seguridad Social del titular de la actividad(se admite G06 hasta 1T 2024) G46 Aportaciones a mutualidades alternativas del titular de la actividad G07 Indemnizaciones G08 Dietas y asignaciones de viajes del personal empleado G09 Aportaciones a sistemas de previsión social imputadas al personal empleado G10 Otros gastos de personal G11 Gastos de manutención del contribuyente (artículo 30.2.5ª.c de la Ley del Impuesto) G12 Arrendamientos y cánones G13 Reparaciones y conservación G14 Gastos por suministro eléctrico G15 Gastos por suministro de agua G16 Gastos por suministro de gas G17 Gastos por suministro de telefonía e internet G18 Otros suministros G19 Servicios de profesionales independientes G20 Primas de seguros G22 Otros servicios exteriores G23 Intereses de deudas G24 Otros gastos financieros G25 IVA soportado + recargo de equivalencia. G26 Otros tributos fiscalmente deducibles G27 Dotaciones del ejercicio para amortización de edificios G28 Dotaciones del ejercicio para amortización de instalaciones, mobiliario, enseres y resto de inmovilizado material G29 Dotaciones del ejercicio para amortización de maquinaria G30 Dotaciones del ejercicio para amortización de elementos de transporte G31 Dotaciones del ejercicio para amortización de equipos electrónicos e informáticos G32 Dotaciones del ejercicio para amortización de útiles y herramientas G38 Dotaciones del ejercicio para amortización del inmovilizado inmaterial G34 Pérdidas por insolvencias de deudores G35 Incentivos al mecenazgo. Convenios de colaboración en actividades de interés general G36 Incentivos al mecenazgo. Gastos en actividades de interés general G43 Saldos de dudoso cobro G37 Otros conceptos fiscalmente deducibles G39 Provisiones fiscalmente deducibles Guía Completa de los Gastos Deducibles para Autónomos en 2024
Gasto Deducible	Esta columna es de IRPF: Indica el gasto deducible para el IRPF de todas las facturas y justificantes contables existentes en un ejercicio económico. Ver explicación de la columna gasto deducible
Fecha Expedición	Fecha en la que se ha expedido la factura de gasto
Fecha de Operación	Esta columna solo se consignará si la fecha de la realización de las operaciones es posterior a la fecha de expedición de la factura.
Número de Recepción	Una vez terminados de contabilizar todos los asientos de año, habrá que numerar todos los asientos de forma consecutiva creciente, sin saltos ni repeticiones. En función del siguente criterio. Ver criterio de numeración
Identificación factura del expedidor	Serie-numero: Se indicara el numero y la serie sila hubiese de la factura de gasto Numero-final: Esta columna solo se rellenara en el caso de hacer asientos resumenes de facturas de gasto. Casi siempre se deja vacia. Ver más abajo el apartado de Registro de asientos resumenes de facturas de gasto
NIF del Expedidor	Tipo: 02 NIF-IVA intracomunitario. 03 Pasaporte. (Necesario el codigo pais) 04 Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia. (Necesario el codigo pais) 05 Certificado de Residencia. (Necesario el codigo pais) 06 Otro documento probatorio. (Necesario el codigo pais) Código Pais: Codigo de dos letras del pais del proveedor. Solo es obligatorio cuando el proveedor es de fuera de la UE o Dentro de la UE sin ser operador intracomunitario Consulta este enlace para ver el código del país Identificación: En número de NIF o documento en cuestión
Clave de Operación	01 Operación de régimen general. 02 Compensaciones a proveedores REGyP 03:Operación en Régimen Especial de Bienes Usados, Arte, Aintiguedades y Objetos de Colección 04:Operación en Régimen Especial del Oro de Inversión 05 Operación Régimen Especial Agencias de Viajes 06 Operacion Régimen Espacial grupos de entidades en IVA 07 Operaciones en criterio de caja 08 Operaciones sujetas al IPSI y IGIC 09 Adquisiciones intracomunitarias de bienes y prestaciones de servicios. Cómo contabilizar una adquisición intracomunitaria 12 Operaciones de arrendamiento de local de negocio. 13 Factura correspondiente a una importación (informada sin asociar a un DUA). Cómo contabilizar una importación 18 Operaciones de actividades incluidas en Recargo de Equivalencia Ver explicación de las claves de operación Cómo contabilizar gastos en el régimen especial de recargo de equivalencia 19 Operaciones en Régimen especial de ganaderia y pesca
Bien de Inversión	Si la factura de gasto que estamos contabilizando hace referencia a la compra de un bien de inversión. Tedremos que anotar una «S» en esta columna, como que «Si es un bien de inversión». Habra que dar de alta dicho inmovilizado en el Libro de Bienes de Inversión
Inversión de Sujeto Pasivo	Anotaremos en la columna un «S» si se trata de una operación con inversión del sujeto pasivo. Ver explicación de la inversión del sujeto pasivo
Deducible en un Periodo Posterior	Deducible en un periodo posterior: Se anotara «S» si la factura que estamos contabiliazando la queremos deducir en un periodo posterior al de la expedición. Periodo de decucción (Ejercicio), Periodo de deducción (Periodo): Cuando hagamos el asiento para deducirnos una factura que un en Ejercicio o Periodo anterior, pusimos un «S» en [Deducible en un periodo posterior], anotaremos en estas dos columnas el ejercicio y periodo en la que realmente hacermos efectiva la deducción. Ver ejemplo de deducción en un periodo posterior
Datos Económicos de la Factura	Total Factura: Importe total de la factura con impuestos incluidos Base imponible: Base imponible de la factura, sin impuestos Tipo de IVA: Tipo de IVA [21,10,4] Cuota Soportada: Lo que se paga de IVA en la Factura Cuota deducible: Lo que te puedes deducir de IVA en tu declaración trimestral. Esto dependera de lo que la Ley del IVA diga en cada tipo de gasto Tipo de Recargo de Equivalencia: [5.2, 1.4, 0.5] Cuota de Recargo de Equivalencia: Lo que se paga de R.E. en la factura Ver casos especiales de contabilización
Criterio de Caja	Fecha: La fecha en la que se piensa abonar la factura Importe: Cuanto de esa factura se va a abonar en dicha fecha Medio utilizado: 01: Transferencia 02: Cheque 03: No se paga (fecha límite de devengo, 31-12 del año siguiente al de la fecha de operación / devengo forzoso en concurso de acreedores) 04: Otros medios de pago 05: Domiciliación bancaria Identificación del medio utilizado: Por ejemlo «La Caixa» o «Cheque Bancario» Cómo contabilizar una operación en el régimen especial de criterio de caja

COMO CONTABILIZAR CIERTAS OPERACIONES

Cómo registrar un gasto no sujeto o exento de IVA

Cómo registrar los gastos como primas de seguros o gastos financieros si no tienen factura

Cómo contabilizar en asiento de ajuste de la prorrata definitiva del IVA

Entender las Exenciones de IVA

Como contabilizar las Nominas, Seguros Sociales, Cuota de Autónomos. Etc

Detalles de los tipos de factura:

• F1: Una factura de gasto normal y corriente donde se identifica al emisor y al receptor.
• F2: Factura de gasto donde no se identifica al emisor. Por ejemplo, un ticket de una papelería por la compra de un paquete de folios para la empresa.
• F4: Asiento resumen de facturas simplificadas. Ejemplo: varias compras diarias en la misma papelería. Hacienda permite aglutinar en un solo asiento varios tickets de un mismo día. Requisitos para su uso:
  • Los tickets deben ser del mismo día.
  • Deben ser del mismo proveedor.
  • El total del resumen diario no puede exceder los 6.000 €.
  • El total de cada ticket individual no puede exceder los 500 €.
• F5: Facturas de importaciones siempre que tengamos el DUA (Documento Único Administrativo) en nuestro poder.
• F6: Justificantes contables. Estos son gastos deducibles que no tienen factura en sí, por ejemplo:
  • Gastos financieros.
  • Primas de seguro.
  • Nóminas y todo lo relacionado con gastos de personal, tanto de empleados como del titular de la actividad.
• R4 y R5: Facturas rectificativas o de abono.
• SF: Asiento contable sin obligación de emitir factura. Este tipo se usa en los mismos casos que el F6 y será obligatorio para la regularización de la prorrata al final del año.

Registro del asiento resumen de facturas simplificadas de gasto

Imagina que tienes varios tikets del mismo dia y del mismo establecimiento. En la practica, su uso es casi nulo.

Tipo de factura	Serie-número	Número-final	Total factura	Cuota soportada	Cuota deducible
F4 (Factura simplificada)	El número de ticket más pequeño del día	El número de ticket más alto del día	Sumatorio del total de la factura de todos los tickets	Sumatorio de todos los IVA´s de los tickets	Sumatorio según proceda, según las normativas fiscales

Registro de una factura con varios tipos de IVA

Imaginamos que tenemos una factura con Base imponible de 10000€ y un IVA total de 1880€, con el siguiente desglose:

• 8000€ al 21%
• 2000€ al 10%

Fecha Expedición	Numero de Factura	NIF Proveedor	Nombre Proveedor	Total Factura	Base Imponible	Tipo de IVA	Cuota Soportada
01/05/2020	2020/0025	12345678Z	METASA	9680€	8000€	21	1680€
01/05/2020	2020/0025	12345678Z	METASA	2200€	2000€	10	200€

Este ejemplo vale exactamente igual para una factura de Ingresos o Venta.

Gasto Deducible

Esta columna hace referencia al gasto deducible en el IRPF, es decir, que pertenece al libro de IRPF. Recordemos que estamos llevando una contabilidad unificada IVA-IRPF.

En la mayoría de los casos, se copiará y pegará el contenido de [base imponible] en [gasto deducible], salvo algunas excepciones. Por ejemplo, si tenemos la oficina en casa y de nuestra casa tenemos atribuido un 20% de la superficie total a nuestra actividad, eso supondrá que los gastos como luz, gas, agua, etc., solo serán deducibles en un 30%. del porcentaje atribuido a la actividad económica

Ejemplo:

• Factura de luz del mes de diciembre
  • Base Imponible (BI): 100€
  • IVA: 21%
  • Cuota IVA: 21€

Campo	Valor
[Base Imponible]	100€
[Gasto Deducible]	6€ (30% * 20% de 100€)
[Cuota Soportada]	4.2€ (20% de 21€)
[Cuota deducible]	0€ (por que es necesario que los gastos sean individualizados. En este caso la Factura de la luz es compartida entre vivienda y actividad económica, por lo tanto no es un gasto individualizado)

NOTA: Esta columna [gasto dedicuble] hace referencia al libro de gastos de IRPF y la [cuota soportada] y la [Cuota deducible] a la contabilización en el libro de facturas recibidas de IVA.

Número de Recepción y Número de Recepción Final

• Todos los tipos de factura llevarán una numeración secuencial creciente, excepto los tipos de factura SF, que llevan una numeración diferente, aunque tambien secuencial.

Ejemplo gráfico:

Fecha	Tipo de Factura	Num Recepción
01/01/2023	F1 Factura de gasto normal	1
02/01/2023	F1 Factura de gasto normal	2
28/01/2023	R4 Factura rectificativa	3
07/02/2023	F1 Factura de gasto normal	4
28/03/2023	SF Justificante contable	1
01/04/2023	F5 Factura de importación	5
01/05/2023	F4 5 tickets de la papelería	6
05/06/2023	SF Justificante contable	2
03/07/2023	F1 Factura de gasto normal	7

NOTA: Si os fijáis, todas las facturas llevan un orden correlativo por fecha, desde la 1 hasta la 7, excepto las SF, que llevan un orden correlativo también, pero diferenciado del resto.

Inversión del Sujeto Pasivo

Un dígito alfabético en función de las siguientes validaciones:

Código	Descripción
[S]	Si es inversión del sujeto pasivo
[N]	No es inversión del sujeto pasivo. En la práctica, esta clave no se usa, ya que dejar el campo vacío es lo mismo que poner [N].

Uso de la columna [Inversión del Sujeto Pasivo]

Esta columna solo se utilizará cuando se reciba una factura de gasto con inversión del sujeto pasivo que NO tenga que ver con una adquisición intracomunitaria.

El artículo 84 de la Ley del IVA establece quiénes son los sujetos pasivos del impuesto:

Operaciones en las que existe inverión del sujeto pasivo (Art 84 uno 2º LIVA)

• A) Quienes realicen operaciones desde fuera de España. Por ejemplo, las entregas intracomunitarias nunca llevan IVA en sus facturas. Quienes reciben esos bienes son los obligados a ingresar el IVA en Hacienda. Esto es lo que se llama «Inversión del sujeto pasivo». En la práctica, quien compra los bienes no paga nada de IVA porque lo AUTOREPERCUTE. Es decir, en el modelo 303 habrá un apunte en el IVA devengado y otro igual en el IVA deducible, y uno anula al otro. Esta letra del artículo 84 es la única que NO se incluye en la columna [Inversión del sujeto pasivo]. Ver el apartado «Cómo se contabiliza una adquisición intracomunitaria».
• B) Entregas de oro sin elaborar.
• C) Las entregas de desechos, desperdicios y chatarra de metales, cartón, vidrios, productos de desecho, etc.
• D) La venta de Derechos de Emision de Gases de efecto invernadero
• E) Las entregas de ciertos bienes inmuebles
  • Entregas de inmuebles en un proceso concursal por ejemplo un embargo.
  • Las entregas de inmuebles para liquidar deudas en un procedimiento concursal
  • Las entregas con renuncia a la exencion del sujeto pasivo en:
    • Venta de terrenos rusticos
    • Las segundas o ulteriores entregas de inmuebles
• F) Ejecuciones de obra en las relaciones entre contratista y promotor
• G) Entregas de:
  • Plata, platino y paladio en bruto y semielaborado
  • Moviles, consolas de videojuegos y tabletas a:
    • Empresarios revendedores sea cual sea el importe de la factura
    • Resto de empresarios cuando el importe de la fatura sea superior a 10000€

Recuerda, la columna [inversion del sujeto pasivo] NO se utiliza para las adquisiciones intracomunitarias, éstas se registran de otra forma «ver apartado como se registra una operacion intracomunitaria«

Registro de una operación con inversión del sujeto pasivo

Cuando alguien compra este tipo de bienes, recibe una factura sin IVA. En el libro de registro de facturas recibidas, se deben rellenar todos los datos como si fuera una factura normal

Inversión del sujeto pasivo	Cuota soportada de IVA	Cuota deducible
«S»	«Calculada manualmente»	«Calculada manualmente»

Errores Comunes

Es común que se piense que al tratarse de una inversión del sujeto pasivo, debe hacerse un apunte igual en el libro de facturas expedidas e ingresos para que uno anule al otro. Sin embargo, esto no es necesario. Solo se debe hacer un único asiento en el libro de facturas recibidas y gastos. Con solo rellenar la columna [Inversión del sujeto pasivo] con [S], los programas de IVA de la Agencia Tributaria realizarán los cálculos correctamente.

Deducible en un Periodo Posterior

Imaginemos que tenemos una factura del 2T del año 2021 que, por cualquier razón, no queremos deducir ese año. La ley permite un plazo de 4 años para poder deducir las facturas, tanto en IVA como en IRPF. Hay años en los que fiscalmente estamos más holgados que en otros, por lo que en ciertos casos puede convenir guardar una factura para deducirla en un periodo donde la cuota de IVA nos salga a pagar y nos ayude a reducir ese pago.

Proceso de Registro de Factura para Deducción Posterior

La contabilizacion de una factura, que por cualquier razon, no queremos deducirnosla en el ejercicio y periodo de su expedicion, y la queremos incluir mas tarde, lo tendremos que ejecutar en dos asientos.

• Uno en el ejercicio y periodo de su recepcion
• En el ejercicio y periodo donde se deduzcan realmente.

Asiento en la recepcion de la factura: Ejemplo: Factura de 1210€, con BI = 1000€ e IVA = 210€

Autoliquidacion (Ejercicio)	Autoliquidacion (Periodo)	Fecha	Gasto deducible	Cuota deducible del IVA	Deducible en un periodo posterior	Periodo de deducción (ejercicio)	Periodo de deducción (periodo)
2021	2T	23/04/2021	1000	Vacío	«S»	Vacío	Vacio

Asiento en el momento que se desee deducir: Imaginemos que la queremos deducir en el 3T del 2023.

Autoliquidacion (Ejercicio)	Autoliquidacion (Periodo)	Fecha	Gasto deducible	Cuota deducible del IVA	Deducible en un periodo posterior	Periodo de deducción (ejercicio)	Periodo de deducción (periodo)
2023	3T	23/04/2021	0	210	«S»	2023	3T

Datos Económicos de la Factura

El programa pedirá únicamente el dato de [total factura]. El resto de los datos se calcularán de forma automática, como los tipos de IVA, que se recogen de la pestaña proveedores.

Facturas con Varios Tipos de IVA

Si una factura tiene más de un tipo de IVA, será necesario hacer tantos asientos como tipos de IVA haya en la factura. Cada asiento debe reflejar correctamente el tipo de IVA correspondiente.

Fecha	Tipo de factura	Número de factura	Identificador del expedidor	Total factura	Base imponible	Tipo de IVA	Cuota soportada	Cuota deducible
23/03/2023	F1	23/00040	Centro de Estudios Financieros	1210	1000	21	210	210
23/03/2023	F1	23/00040	Centro de Estudios Financieros	1056	1040	4	16	16

Operaciones en Criterio de Caja

Si estamos dentro del Régimen Especial de Criterio de Caja y recibimos una factura de compra, debemos registrar la información en la columna [pago criterio de caja]. Esto incluye:

• Fecha del pago: La fecha en que se realizará el pago.
• Importe del pago: Puede ser total o parcial.
• Medio utilizado: Seleccionar el medio de pago según las siguientes validaciones:
  • 01: Transferencia
  • 02: Cheque
  • 03: No se paga (fecha límite de devengo: 31-12 del año siguiente al de la fecha de operación)
  • 04: Otros medios de pago
  • 05: Domiciliación bancaria
• Identificación del medio utilizado: Por ejemplo, «La Caixa» o cualquier otra entidad.

¿Cómo se registra una adquisición intracomunitaria?

1. Se rellenan todos los campos de manera normal.
2. En la [clave de operación] se marcará el código 09.
3. Como la factura vendrá sin IVA, habrá que calcular las [cuota soportada] y [cuota deducible] si corresponde.
4. No se insertará apunte alguno en el libro de expedidas e ingresos.

Clave de operación	Cuota soportada	Cuota deducible
09	Calcular manualmente	Calcular manualmente

¿Cómo se registra una importación?

El caso más común es cuando se realiza el asiento en el momento en que se reciben las mercancías en el almacén, es decir, cuando ya tenemos el DUA en nuestro poder.

Pasos para registrar la importación:

1. Crear un asiento con tipo de factura F5 con la fecha del DUA.
2. En la columna [base imponible], se trasladará el importe total de la factura del proveedor extranjero (mercancías + transporte y seguros hasta la UE + gastos accesorios y gravámenes hasta la entrada en la UE).
3. En la columna [cuota soportada], se consignarán las cantidades pagadas en la aduana (casilla 47 del DUA), que incluirán el IVA correspondiente y, si los hay, los aranceles.
4. Se creará un segundo asiento con la misma fecha, [tipo de factura] F1 y [concepto de gasto] G19, para registrar la prestación del servicio del transitorio o importador.

Fecha	Tipo de factura	Base imponible	Cuota soportada
Fecha del DUA	F5	Base imponible del DUA (casilla 47)	Total a pagar del DUA (casilla 47)
Fecha del DUA	F1	Importe del transitorio NO EXENTO (1) y transportes dentro de la UE	Tipo de IVA que toque

(1) La gran mayoria de los gastos por prestacion de servicios del trasitario estan incluidos en la base imponible de la importacion, y sus impuestos se declararan en la aduana. En el caso de existir importes no incluidos en la base imponible de la imporacion habra que realizar un asiento por separado de estos importes.

¿Cómo se registra un gasto no sujeto o exento de IVA?

1. Se realizará un asiento normal con todos sus datos.
2. En los campos [cuota soportada], [tipo de IVA], y [cuota deducible], se consignará “0”. Por lo tanto, los valores de [total factura] y [base imponible] coincidirán.

Cuota soportada	Tipo de IVA	Cuota deducible
0	0	0

¿Cómo se registran los servicios financieros o primas de seguros?

1. Estos son gastos deducibles para el empresario, pero el expedidor no tiene la obligación de emitir una factura.
2. Se registran con un asiento de tipo [tipo de factura] F6
3. No se deben rellenar los campos exclusivos de IVA [tipo de IVA], [cuota soportada], [cuota deducible].
4. Sin embargo, sí se debe rellenar el campo exclusivo de IRPF ([gasto deducible]), ya que estos gastos son deducibles para el empresario, a pesar de que no haya factura física.

Gasto	Tipo de factura	Concepto de gasto	Total factura	Base imponible	Tipo de IVA	Cuota soportada	Cuota deducible	Gasto deducible
Prima de seguro	F6	G20	1000	1000	0	0	0	1000
Comisión banco	F6	G24	25	25	0	0	0	25

¿Cómo se registran las compras en regimen de recargo de equivalencia?

Los empresarios que se encuentran este regimen no tienen la obligacion de realizar liquidaciones de IVA, es decir, no ingresan el IVA repercutido, pero tampoco se deducen el soportado. A cambio esta obligados a pagar el Recargo de Equivalencia en sus facturas

IVA (%)	Recargo de Equivalencia (R.E.) (%)
21%	5.2%
10%	1.4%
4%	0.5%

Al no poder deducirse el IVA de sus compras, este IVA se considera mas gasto de compra, pero hay que desglosarlos de forma diferenciada en dos asientos.

La totalidad de los proveedores de mercaderias deben incluir el R.E en sus facturas en cambio los proveedores de servicios, proveedores de otros aprovisionamientos , etc, no incluyen el R.E.

Por eso lo vamos a explicar con dos ejemplo

• Compra de mercaderias por valor de 1000€ + (21% IVA) 210€ + (5.2% de R.E.) 52€
• Factura de la luz del local por valor de 100€ + (21% IVA) 21€

Contabilizacion de la compra de mercaderias en dos asientos:

Asiento 1

Tipo de factura	Concepto de gasto	Clave de operación	Total factura (€)	Base imponible (€)	Tipo IVA (%)	Cuota soportada (€)	Tipo de R.E. (%)	Cuota de R.E. (€)	Cuota deducible (€)	Gasto deducible (€)
F1	G01	18	1262	1000	21	210	5.2	52	Vacía	1000

Asiento 2

Tipo de factura	Concepto de gasto	Clave de operación	Total factura (€)	Base imponible (€)	Tipo IVA (%)	Cuota soportada (€)	Tipo de R.E. (%)	Cuota de R.E. (€)	Cuota deducible (€)	Gasto deducible (€)
F1	G25	18	1262	1000	21	210	5.2	52	Vacía	262

De esta forma tenenos en esta factura como gasto deducible para el IRPF 1262€, en un asiento los 1000€ de la base imponible y en el otro asiento los 262€ de los IVA`s (IVA+R.E.)

Contabilizacion de la factura de luz del local tambien en dos asientos

Asiento 1

Tipo de factura	Concepto de gasto	Clave de operación	Total factura (€)	Base imponible (€)	Tipo IVA (%)	Cuota soportada (€)	Cuota deducible (€)	Gasto deducible (€)
F1	G18	18	121	100	21	21	Vacía	100

Asiento 2

Tipo de factura	Concepto de gasto	Clave de operación	Total factura (€)	Base imponible (€)	Tipo IVA (%)	Cuota soportada (€)	Cuota deducible (€)	Gasto deducible (€)
F1	G25	18	121	100	21	21	Vacía	21

De esta forma tenenos en esta factura como gasto deducible para el IRPF 121€, en un asiento los 100€ de la base imponible y en el otro asiento los 21€ del IVA

Registro del ajuste de la prorrata

El proceso de registro de operaciones en prorrata en el sistema contable se utiliza cuando una empresa realiza actividades sujetas a IVA y exentas de IVA, y se debe calcular la cuota de IVA que se puede deducir de sus compras. Aquí te explico cómo estructurarlo.

1. Explicación de la Ley de la Prorrata:

Un empresario que realiza actividades tanto sujetas a IVA como exentas de IVA debe aplicar una prorrata para deducir el IVA soportado. El IVA soportado de las compras no se puede deducir en su totalidad si los gastos son tambien para actividades exentas de IVA.

Ejemplo:

Un empresario tiene dos actividades relacionadas con la educación:

• Cursos no oficiales (sujeto a IVA).
• Máster oficial (exento de IVA).

La prorrata consiste en calcular qué porcentaje de las compras y gastos relacionados con la actividad son deducibles, considerando solo las actividades sujetas a IVA.

2. Fórmula para el cálculo de la prorrata:

Concepto	Fórmula
Prorrata	Total de operaciones no exentas / Total de operaciones (exentas + no exentas) × 100

Como es logico, el total de las operaciones de venta se conoceran al final del año. Entonces, ¿Que porcentaje de prorrta usaremos? Se usara la prorrata prisional, que no es mas que la prorrata definitiva del año anterior. Y al finalizar el año habra que ajustar.

¿Y si es mi primer año de actiivdad? Entonces tendremos que hacer una estimacion de prorrata para el primer año

Ejemplo de cálculo de prorrata provisional. La informacion de las ventas de la academia en el año 2021 fueron:

• Ingresos de cursos no oficiales: 35,000 €
• Ingresos del máster oficial (exento): 15,000 €

Concepto	Fórmula	Resultado 2021
Prorrata provisional	35,000 / (35,000 + 15,000) × 100	70%

En este caso, el empresario solo podrá deducir el 70% del IVA soportado en sus compras durante el año.

3. Cálculo de la cuota deducible en 2022:

Supongamos que la empresa en 2022 recibe una factura de electricidad de 242 € con un IVA del 21%, es decir:

• Base imponible: 200 €
• IVA soportado: 42 € (21% de 200 €)

Concepto	Fórmula	Resultado
Cuota deducible	42 × 70%	29.4€

Asiento de la factura de la luz:

Tipo de factura	Concepto de gasto	Clave de operación	Total factura (€)	Base imponible (€)	Tipo de IVA (%)	Cuota soportada (€)	Cuota deducible (€)	Gasto deducible (€)
F1	G14	01	242	200	21	42	29.4	200

4. Ajuste de la prorrata definitiva:

Al final del año, la empresa realiza la prorrata definitiva con base en los ingresos reales obtenidos.

Ejemplo de ajuste:

Al 31 de diciembre, los ingresos totales fueron:

• Cursos no oficiales: 36,500 €
• Máster oficial (exento): 11,000 €

Concepto	Fórmula	Resultado

Prorrata definitiva

(36,500 + 11,000) / 36,500 × 100

76.8% ≈ 77%

NOTA: El porcentaje de prorrata siempre se redondea al entero superior. tanto en la provisional como en la definitiva (48.04% ≈ 49%)

Como la prorrata definitiva es 77% y la provisional era del 70%, se tiene que realizar un ajuste positivo de la deducción. Esto implica que el empresario dedujo menos IVA del que le correspondía durante el año.

Ajuste en la factura de la luz:

• Cuota soportada: 42 €
• Cuota deducible provisional (70%): 29.4 €
• Cuota deducible definitiva (77%): 32.34 €
• Ajuste: 32.34-29.4 = 2.94 (ajuste positivo)

Asiento de ajuste de prorrata:

Tipo de factura	Concepto de gasto	NIF del expedidor	Nombre del expedidor	Cuota deducible (€)
SF	G25	Vacío	AJUSTE PRORRATA DEFINITIVA	2.94

5. Ejemplo de ajuste negativo:

• Cuota soportada: 42 €
• Cuota deducible provisional (70%): 29.4 €
• Cuota deducible definitiva (60%): 25.20 €
• Ajuste: 25.20 € – 29.4 € = -4.20 € (ajuste negativo)

Asiento de ajuste negativo:

Tipo de factura	Concepto de gasto	NIF del expedidor	Nombre del expedidor	Cuota deducible (€)
SF	G25	Vacío	AJUSTE PRORRATA DEFINITIVA	-4.20

NOTA: Esto es un ejemplo con una sola factura. El asiento de ajuste de prorrata se hara con el sumatorio de todas las facturas del año.

Exenciones de IVA

Exenciones Limitadas [E1]

Son aquellas actividades que no repercuten IVA pero tampoco pueden soportar IVA sobr sus gastos. Se regulan en el ART 20 de la Ley del IVA y son:

Exención Limitada	Artículo
Servicio Postal Universal	Artículo 20.Uno.1º
Hospitalización o asistencia sanitaria por entidades públicas	Artículo 20.Uno.2º
Asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios	Artículo 20.Uno.3º
Entregas de sangre, plasma y fluidos sanguíneos	Artículo 20.Uno.4º
Prestaciones por profesionales del ámbito médico como estomatólogos, odontólogos, protésicos	Artículo 20.Uno.5º
Servicios prestados a miembros de agrupaciones de interés económico y otras entidades autónomas	Artículo 20.Uno.6º
Entregas de bienes y servicios realizados por la Seguridad Social	Artículo 20.Uno.7º
Prestaciones de servicios de asistencia social	Artículo 20.Uno.8º
La educación	Artículo 20.Uno.9º
Clases particulares	Artículo 20.Uno.10º
Cesión de personal por entidades religiosas para actividades de asistencia sanitaria, social o educativa	Artículo 20.Uno.11º
Prestaciones de servicios y entregas de bienes a miembros de organizaciones sin fines lucrativos	Artículo 20.Uno.12º
Servicios prestados a personas físicas que practiquen deporte. En instituciones publicas, COI, COE, COPE, Federaciones deportivas.	Artículo 20.Uno.13º
Servicios culturales (bibliotecas, museos, teatro, exposiciones)	Artículo 20.Uno.14º
Transporte de ambulancias	Artículo 20.Uno.15º
Operaciones de seguro, reaseguro y capitalización	Artículo 20.Uno.16º
Entrega de sellos de correos y efectos timbrados	Artículo 20.Uno.17º
Determinadas operaciones financieras	Artículo 20.Uno.18º
Loterías, apuestas y juegos organizados por la Sociedad Estatal Loterías y Apuestas del Estado y la ONCE	Artículo 20.Uno.19º
Entrega de terrenos rústicos no edificables	Artículo 20.Uno.20º
Entrega de terrenos como consecuencia de la aportación inicial a las juntas de compensación	Artículo 20.Uno.21º
Segundas y ulteriores entregas de edificaciones	Artículo 20.Uno.22º
Arrendamientos de terrenos y viviendas	Artículo 20.Uno.23º
Exención técnica o plena	Artículo 20.Uno.24º
Entregas de bienes que llevarán IVA incorporado por no deducción del impuesto soportado	Artículo 20.Uno.25º
Servicios profesionales de derechos de autor (artistas, escritores, etc.)	Artículo 20.Uno.26º
Prestaciones de servicios y entregas de bienes realizadas por partidos políticos para apoyo financiero	Artículo 20.Uno.28º

Exenciones plenas

Las exenciones plenas son las que dan derecho a deducir IVA soportado en todo momento y son:

Exportaciones de bienes ART 21 Ley IVA [E2]

1. Exportaciones de bienes.
2. La adquisicion de bienes dentro de la UE por un extrajero que se las va a llevar a su pais. Siempre que:
   1. La exencion se haga efectiva mediente el reembolso del IVA de sus compras TAX FREE
   2. Que los viajeros tengan su residencia habitual fuera de la UE
   3. Que los bienes comprados salgan de la UE
   4. Que los bienes comprados  sean para uso personal o consumo propio
   5. Las aquisiciones en tiendas libres de impuestos de aeropuertos y puertos internacionales
3. Las prestaciones de servicios a bienes moviles siempre y cuando inmediatamente despues de su finalizacion se transporten fuera de la UE. Por ejemplo la construccion de un barco. No se incluyen en este punto las reparaciones o mantenimiento de barcos de recreo
4. Las entregas de bienes a ONG`s para actividades caritativas, educativas o humanitarias fuera de la UE
5. Las prestaciones de servicios incluidas el transporte y operaciones accesorias siempre y cuando esten relacionadas con una exportacion.
6. Las prestaciones de servicios por intermediarios o transitorios o exportadores
7. Las entregas de bienes expedidos fuera de la UE por un intermediario, transitorio o exportador

Operaciones asimiladas a exportaciones ART 22 Ley IVA [E3]

1. Las entregas, construcciones, reparaciones, mantenimiento o fletamiento de los buques que se indican a continuacion:
   1. Buques de alta mar para el transporte de mercancias, pasajeros o actividades industriales o de pesca
   1. Buques de salvamento maritimo
   1. Buques de guerra
2. Las entregas, mantenimiento, arrendamiento o reparacion de todos los objetos que haya dentro del buque.
3. Las entregas de productos de avituallamiento para los buques
4. Las entregas, construcciones, reparaciones, mantenimiento de aeronaves que se indican a continuacion:
   1. Las aeronaves de transporte internacional de mercancia o viajeros
   1. Las aeronaves de organismos publicos ejerciendo sus funciones publicas
5. Las entregas, mantenimiento, arrendamiento o reparacion de todos los objetos que haya dentro de la aeronave.
6. Las entregas de productos de avituallamiento para las aeronaves
7. Las entregas de bienes o prestaciones de servicios en el marco de relaciones diplomaticas o consulares
8. Las entregas de bienes o prestaciones de servicios a organismos internacionales reconocidos por España o al personal de dichos organismos con estatuto diplomatico.
9. Entregas de bienes y prestaciones de servicios a las fuerzas de la OTAN y Fuerzas Armadas de cualquier otro estado miembros siempre que este inmerso es una mision de la UE
10. Las entregas de oro al Banco de España
11. El trasporte de viajeros y sus equipajes siempre que tengan destino fuera de la UE

Exenciones de operaciones de deposito temporal ART 23 Ley IVA [E4]

1. Las entregas de bienes y prestaciones de servicios de bienes que se encuentren en situacion de deposito temporal. La mercancía que esté en un Almacén de Depósito Temporal estará exenta de pagar impuestos como el IVA o los aranceles hasta su salida del almacén.
2. Las entregas de bienes y prestaciones de servicios que sean conducidos a alta mar para incorporarse a plataformas de perforacion o explotacion

Exenciones de operaciones relativas a aduanas ART 24 Ley IVA [E5]

Basicamente entregas de bienes y prestaciones de servicios a aduanas en el desarrollo de sus procesimientos aduaneros

Exenciones en las entregas intracomunitarias de bienes ART 25 Ley IVA [E6]

Basicamente las entregas de bienes o prestaciones de servicios a empresarios ubicados en algun estado miembro de la UE. Es necesarios que el adquirente sea operador intracomunitario.

Como se registran las nominas, seguros sociales y cuotas de autónomos.

Cada unos tiene su concepto de gasto propio. Y el [tipo de factura] en los tres será F6.

Este tipo de gastos no tiene trascendencia en absoluto para el IVA, pero si en el IRPF, por esa razón los campos de IVA no se rellenaran. El [NIF del expedidor] se dejara vacio. En [identificación del expedidor] se pondrán frases como:

• Nominas Marzo
• Seguros sociales Marzo
• Cuota autónomos Marzo
• Etc

Ejemplo de registro:

Fecha de expedición	Tipo de factura	Concepto de gasto	Gasto deducible	NIF expedidor	Identificación del expedidor
31/03/2023	F6	G04	2400	Vacío	Nóminas Marzo
31/03/2023	F6	G05	340	Vacío	Seguros Sociales Marzo
31/07/2023	F6	G07	4800	Vacío	Indemnización despido 12345678Z
31/03/2023	F6	G45	300	Vacío	Cuota Autónomos Marzo

Recuerda que los conceptos que pogas en la columna [Identificacion expedidor] , tienen que ser unicos y no se pueden repetir. Es decir si tienes por ejemplo dos depidos en 2023 uno en julio y otro en octubre la columa [Identificacion expedidor] tiene que ser diferente en cada uno de los dos despidos

Fecha de expedición	Tipo de factura	Concepto de gasto	Gasto deducible	NIF expedidor	Identificación del expedidor
31/07/2023	F6	G07	3900	Vacío	Indemnización despido 12345678Z
31/10/2023	F6	G07	4800	Vacío	Indemnización despido 87654321X